Cómo resolver en minutos problemas en correo empresarial

Cómo resolver en minutos problemas en correo empresarial

El correo electrónico empresarial es una de las herramientas de comunicación más empleadas en prácticamente cualquier tipo de organización, y para todos los que lo usamos no poder enviar o recibir mensajes, aún por un corto lapso de tiempo, es bastante frustrante.

A continuación algunos problemas comunes que se pueden resolver rápidamente sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

Error de password SMTP al enviar mensajes

Al intentar enviar un email surge un error de password. Normalmente los servidores SMTP requieren autenticación por parte de sus usuarios (los servidores que no poseen esta configuración de seguridad son utilizados por spamers para enviar spam a través de ellos). Intente lo siguiente:

1. En su programa de administración de correos (Outlook, Mail, etc.) verifique que tiene seleccionada la opción para indicar que el servidor de salida SMTP requiere autenticación.

2. Verifique en su programa de correo que su nombre de usuario y contraseña son correctos.

3. Si ha cambiado la contraseña de su cuenta de email desde el panel de administración del servicio, recuerde actualizar estos datos en su programa de correos.

4. Verifique que utiliza el puerto 26 para el envío de correos, en lugar del 25, frecuentemente los proveedores de acceso a Internet bloquean este último por seguridad.

5. Asegúrese que su programa firewall o antivirus no esté bloqueando el puerto 25 o el puerto 26.

Los mensajes no llegan a destino

Muchas pueden ser las causas por las cuales no llegan a destino, pero lo importante es identificar si:

1. El email fue entregado por el servidor de origen y este ha caído en un “agujero negro” (blackhole) o.

2. El mensaje no salió del servidor de email de origen.

3. El mensaje se encuentra retrasado en algún servidor intermedio o aún está en la cola (queue) del servidor saliente.

4. El mensaje que usted ha enviado no llegó a su destinatario pero el servidor de la cuenta del destinatario le ha enviado un mensaje de error indicando la o las razones por las cuales no se pudo recibir el correo. (Por ejemplo, que el cliente tiene saturada la casilla de mensajes, o que la dirección es incorrecta pero el servidor responde por tratarse del dominio al cual se envía el mensaje, etc.)

Muchas veces sucede que un email pueda tardar una hora o más en llegar a destino, y en otros casos la entrega y recepción es casi inmediata. No existe forma sencilla (para alguien no especializado) de saber “dónde está su email” en un determinado momento, pero antes de alarmarse tenga en cuenta esta posibilidad: no siempre la recepción de un email enviado es instantánea o con un retraso de apenas segundos.

Los mensajes se pierden – E-mails perdidos

Definimos como “email perdido” aquel que fue entregado por el servidor del remitente pero nunca llegó a destino, y además de esto jamás se recibe una respuesta del servidor del destinatario indicando la causa por la cual no pudo ser entregado. Tampoco el servidor del remitente entregó un mensaje del tipo “el correo no pudo ser entregado”

Para explicar por qué sucede esto, hay dos razones principales

1. El servidor de destino presenta fallas técnicas o errores de conectividad. Cuando esto sucede, no siempre se devuelven los mensajes de error, sino que puede suceder que los emails simplemente “se pierdan”.

2. La dirección de correo a la cual usted envió el mensaje no existe. Puede haber un error en el alias, en el dominio, o en ambos. Para cada caso suceden distintas cosas, pero lo cierto es que hay casos en los cuales no se reciben respuestas de error.

En los casos anteriores lo más sencillo es solicitar al administrador del servidor de correo revisar el log de correo para identificar el origen de la “pérdida” del mensaje.

No puedo enviar mensajes – Los correos no salen

Si su cliente de correos (Outlook, Mail, etc) no puede conectarse con el servidor de salida SMTP, es muy posible que su ISP (Proveedor de Internet) se encuentre bloqueando el puerto 25 que es el utilizado por los servidores de correo saliente. La solución a esto, es cambiar el puerto del servidor de salida SMTP a 26 o si su proveedor de internet lo permite colocar el servidor de salida SMTP de su ISP en la configuración de la cuenta de correos.

Si los mensajes que usted se encuentra enviando regresan devueltos con el error -Unrouteable Domain-, es porque ha sido excedido el límite horario para sus correos salientes, en este caso deberá contactar al administrador de su servidor.

No se reciben correos electrónicos

Si no logra recibir correos desde su cuenta de mails, debe tener en cuenta lo siguiente:

– Envíe un mail desde cualquier otra cuenta de correos hacia la que posee inconvenientes, luego revise si recibe algún rebote informándole sobre un error y analice cuál es ese error, generalmente puede deberse a que:

1. Su cuenta de correos no posee espacio en disco disponible para la recepción. La solución para esto es ampliar cantidad de espacio asignado a esta cuenta desde su panel de control.

2. Si recibe un error de nombre de dominio no ruteable, tendrá que verificar que su nombre de dominio esté correctamente configurado, es decir registrado y apuntando a los DNSs correspondientes, en este caso es conveniente contactar al administrador del servidor.

Error típico de espacio en disco excedido

Este error se presenta cuando envía un correo y se regrese con el siguiente aviso

————————————–
This message was created automatically by mail delivery software.

A message that you sent could not be delivered to one or more of its recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:

[email protected] mailbox is full
—————————————

Error típico de nombre de dominio no ruteable:

—————————————
This message was created automatically by mail delivery software.

A message that you sent could not be delivered to one or more of its recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:

Unroutable mail domain -Dominio-
—————————————

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