A continuación se describen los errores más comunes que ven los ejecutivos de TI y los gerentes de proyectos, así como algunos consejos para evitarlos según el portal empresarial CIO.
No reunirse con todo el equipo y establecer metas por adelantado
“Es importante que todo el equipo conozca los roles, las responsabilidades y los resultados desde el principio”, afirma Shami Ahuja, director de prácticas ágiles en la consultora tecnológica Nisum. Por eso es una buena idea celebrar una reunión de inicio con todos los interesados.
No romper los proyectos (grandes) en pedazos más pequeños
Para evitar que su equipo se sienta abrumado, “tómese el tiempo para entender cada faceta del proyecto”. Después, “rompa el proyecto en pedazos pequeños y vuelva a romper esas pequeñas piezas en pedazos más pequeños, si puede”. Y asigne cada tarea al equipo que mejor se adapte.
No dar prioridad a proyectos y/o tareas
Es importante para el director de proyecto que los miembros del equipo sepan qué tareas deben tener prioridad y cuándo han cambiado éstas. “Comunicar claramente las prioridades del proyecto puede ayudar a ahorrar muchos problemas y dolores de cabeza”, señala Ahuja.
Olvidar que la gestión de proyectos es también la gestión de personas
Para evitar este problema, asegúrese que todo el mundo entienda cómo y por qué su papel es importante para el éxito del proyecto y programe el tiempo para los check-ins periódicos. Esto incluye patrocinadores, miembros del equipo, ejecutivos, proveedores y otros interesados. De esta manera podrá asegurarse de que todos comparten la misma visión del proyecto.
No comunicarse regularmente con los miembros del equipo
Si bien nadie rechazará la importancia de la comunicación constante para el éxito de la gestión de proyectos, una vez que un proyecto está en marcha es fácil perder tiempo para reunirse con el equipo o proporcionar actualizaciones a los principales interesados.
No ajustar el curso cuando las cosas van mal
Como cada gerente de proyecto sabe, en ocasiones, a pesar de sus mejores esfuerzos, las cosas salen mal o el proyecto falla. Y el miedo al fracaso puede llevar a veces a un gerente de proyecto a un ejercicio de futilidad, en su intento por salvar un proyecto condenado al fracaso.
Fuente: José Luis Becerra Pozas / Editor de CIO México