El éxito al migrar un aula virtual requiere un plan claro que incluya la integración del sistema, el tiempo de prueba y el trabajo en equipo.
Sea cual sea la razón, su aula virtual (LMS) no está satisfaciendo las necesidades de su organización. Necesita una solución mejor, ¡y la ha encontrado! Un nuevo y brillante LMS que satisface todas sus necesidades actuales y algunas futuras. Está listo para hacer las maletas y seguir adelante.
Pero ¿está realmente preparado para la migración del LMS?
Un sólido plan de gestión del cambio
Lamentablemente, no se puede iniciar una migración de LMS con un simple toque de un interruptor. Ok, tal vez usted puede, pero hay un montón de otras personas que deben ser conscientes del proceso de migración de LMS antes de que suceda. Antes de empezar a incorporar un nuevo LMS, necesita un plan de gestión del cambio. Piense en él como una lista de tareas que incluya
- Las razones por las que está haciendo el cambio.
- Cuál será el impacto duradero.
- Cuando comenzará.
- Cuánto tiempo llevará.
El plan también identifica las responsabilidades clave, como el director del proyecto y el equipo de migración, quiénes desempeñarán esas funciones, cuándo se cumplirán los hitos y cómo se determinará el éxito de esas tareas.
Asigne un equipo dedicado a gestionar el plan del proyecto de migración del LMS
Con las partes interesadas a bordo, es el momento de reunir a su equipo. Para que cualquier migración de LMS tenga éxito, necesitará:
Director del proyecto
Un líder seguro y creíble encargado de ejecutar los pasos necesarios, desde la reunión inicial hasta la implementación final. Respaldado por un equipo de gestión del cambio capaz, se ocupa de las preocupaciones de las demás partes.
SIRH
El equipo del Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH), gestiona los datos de RRHH de su organización y mantiene los registros de los usuarios al día. También se integra con su LMS para automatizar la creación de usuarios y comunica los datos de los registros de aprendizaje.
TI
El departamento de TI proporciona la infraestructura necesaria para mantener el LMS en funcionamiento y proporcionará medidas de seguridad para la comunicación entre sistemas sin sacrificar la seguridad de la empresa. Trabajan estrechamente con el equipo de HRIS para asegurar que los sistemas se comunican adecuadamente.
Partes interesadas
Las partes interesadas apoyan la decisión de pasar a un nuevo LMS. Deben ser mantenidos en el bucle a medida que se avanza en la migración del LMS.
SME DEL LMS
Su experto en la materia (SME). Es la persona a la que debe acudir para obtener respuestas sobre el LMS. Un proveedor puede ser inicialmente su SME, pero su proveedor de LMS no conoce la cultura de su empresa ni sus iniciativas de aprendizaje. El administrador del LMS ayudará a organizar la plataforma y a formar a otros en su uso.
Identifique las integraciones con otros sistemas
Sus departamentos de TI y RRHH conocen las integraciones que deben tener lugar. Es importante entender cómo se comunica el LMS con la infraestructura de su empresa.
¿Utiliza el inicio de sesión único como parte de las medidas de seguridad de su empresa? ¿Va a incorporar el LMS en su infraestructura de SSO, o sus asociados se registrarán en una cuenta separada? ¿Qué APIs unirán todos sus datos? Un LMS y un sistema de recursos humanos no se comunican de forma nativa entre sí (a menos que sean del mismo proveedor), por lo que las APIs envían datos de un lado a otro a medida que se actualizan los registros de los empleados y los cursos.
¿Utiliza una herramienta de webinar? ¿Puede su LMS integrarse con ella?
¿Y el comercio electrónico? No sólo debe integrar su tienda, sino que querrá conectar su LRS (Learning Record Store) para hacer un seguimiento de las analíticas para saber cómo le encuentran sus clientes, cuándo le visitan y qué compran.
Piense en lo que está accediendo en su LMS actual y en lo que le gustaría conectar. ¿Qué aparece en los registros de los asociados? ¿Qué es vital saber?
Lista completa de cursos y programas que deben incluirse en la migración del LMS
Más allá de los sistemas, necesita hacer un inventario de la información almacenada en su antiguo LMS: perfiles de los asociados, registros de los cursos, contenido de los cursos, notificaciones automáticas, datos históricos y cualquier contenido archivado por razones legales o de la empresa. Todo lo que conserve su LMS es algo de lo que vale la pena tomar nota, y luego decidir si se añade o no al proceso de migración del LMS.
Puede traerlo todo, pero tenga en cuenta que cuanto más traiga, más tiempo tardará en transferirse. Además, debe priorizar el contenido para su equipo de migración de LMS. Los datos históricos y los registros de los asociados suelen ser lo primero, pero ¿qué viene después? ¿Cuántos departamentos están luchando por ser la prioridad? ¿Hay algún curso que se esté utilizando actualmente y que pueda ser crítico?
Deje tiempo para las pruebas
Con todo preparado, puede parecer que está listo, pero aún quedan pasos cruciales. La incorporación de un nuevo LMS requiere mucho tiempo para las pruebas. También requiere un equipo preparado para abordar el sistema en un orden lógico. El equipo de migración de su LMS puede trabajar con HRIS y TI, pero también debe comunicarse con otros departamentos para garantizar que cualquier integración externa funcione correctamente. Cada departamento debe probar la funcionalidad de sus cursos.
Haga que un grupo piloto utilice el sistema en paralelo con el otro sistema
Por último, cuando esté seguro de los resultados de la versión beta, pruebe el sistema con su primer grupo de estudiantes, instructores y administradores. Haga esta prueba en paralelo con su anterior LMS, para que los probadores puedan comparar y contrastar por sí mismos. Deles la oportunidad de comparar cómo funcionan los cursos en diferentes entornos, sin depender de la memoria. Es importante probar las funciones cotidianas: acceso a los cursos, registros de los estudiantes, informes, etc. Si alguna de ellas no funciona como es debido, o hay dudas, puede resolverlas antes de que el sistema esté en funcionamiento.
Formación para todos los usuarios del nuevo sistema (alumnos y administradores del LMS)
Mientras prepara el sistema, tómese el tiempo para crear una formación para sus asociados y administradores. Sus alumnos deben centrarse en aprender, no en aprender la nueva plataforma. Facilite al máximo el aprendizaje con archivos de ayuda, vídeos y soporte. Esto incluye asegurarse de que los administradores de su LMS se sientan seguros al incorporar un nuevo LMS y se sientan cómodos respondiendo a las preguntas de los alumnos con dificultades. Una herramienta de colaboración que permita a sus administradores modificar el archivo de ayuda creará un sólido recurso vivo para la incorporación de sus usuarios a su nuevo LMS.
Imagen: Sébastien Goldberg on Unsplash
Fuente: elearningindustry.com