Su correo electrónico puede parecer una lista de tareas interminable. Y en un mundo en el que la tecnología le hace estar más conectado al trabajo que nunca, ¿cómo establece las reglas básicas para mantener su energía, su concentración y su cordura intactas? El correo electrónico en particular puede ser una fuente de estrés, pero no tiene por qué serlo.
1. Reduzca las notificaciones
No moleste a su cerebro con notificaciones para cada nuevo correo electrónico: compruebe su correo electrónico de forma proactiva. En su teléfono, puede configurar notificaciones para ciertos correos electrónicos, por ejemplo, los de su jefe. Esto le ayudará a identificar los correos electrónicos importantes y a desconectarse cuando quieras.
2. Responda en un plazo de 24 horas, aunque sea sólo para registrarse
Es probable que no pueda acceder a todos los mensajes de correo electrónico dentro de las 24 horas, pero puede evitar recibir otro mensaje de seguimiento de un compañero de trabajo. Dar una actualización de estado: “Hola, recibí este correo electrónico pero no lo voy a recibir hasta finales de esta semana” es una excelente manera de establecer expectativas y mostrarles que está en él.
3. Cierre su correo electrónico una o dos veces al día
El correo electrónico es necesario para hacer su trabajo, pero también es la máxima distracción. La mayoría de la gente lo deja abierto todo el día y lo revisa cada 30 minutos (si no más). Intente cerrar la pestaña de correo electrónico cuando tenga tiempo para hacer un trabajo profundo: la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea exigente.
4. No haga clic en un correo electrónico más de dos veces
Si lee un correo electrónico y luego lo marca como no leído, tendrá que volver a leerlo para recordar qué hacer con él.
Léalo una vez para escanear y etiquetar su futura acción (por ejemplo, etiquetándolo como “debe responder” o “hacer esta semana”) y luego una vez más cuando lo responda.
5. Clasificar, leer y responder correos electrónicos deberían ser actividades separadas
La mayoría de la gente rebota entre clasificar un email para después, leer uno, responder uno y repetirlo. Perdemos mucha energía al cambiar entre estas actividades. En lugar de eso, dígase a sí mismo “ahora mismo estoy clasificando todo”. Luego, cuando termine, lea todo lo que necesite leer.
6. Guarde los mensajes de correo electrónico que requieran una acción clara; de lo contrario, archívelos o elimínelos
Cuando su bandeja de entrada contiene correos electrónicos sin elementos de acción claros, le da a su cerebro la falsa sensación de tener demasiado que hacer. Sea implacable a la hora de eliminar, archivar o hacer que los correos electrónicos que no requieren una acción inmediata por su parte de alguna manera.
7. Omita algunos correos electrónicos
Cada correo electrónico que ve consume una pequeña parte de su energía, por lo que cada elemento de su bandeja de entrada debería ser algo que necesita mirar.
8. No mezcle sus correos electrónicos leídos y no leídos
La combinación de correos electrónicos leídos y no leídos en su bandeja de entrada es una receta para la ansiedad. Los nuevos correos electrónicos deben entrar en una sección y los que ya ha leído y requieren una acción deben estar en una sección diferente. Puede crear un panel de múltiples bandejas de entrada o “mover” los correos electrónicos a una etiqueta diferente que denote una acción específica (como “Por hacer” o “Seguimiento”).
9. Para mantenerse enfocado, mantenga los nuevos correos electrónicos fuera de la vista
Puede ser difícil responder a correos electrónicos urgentes cuando está constantemente tentado de abrir los brillantes y relucientes nuevos correos electrónicos que acaban de llegar. Abra una sección como sus “correos electrónicos de la siesta” (correos electrónicos que ha guardado para más tarde) o sus “correos electrónicos con estrellas” (sus correos electrónicos de alta prioridad) para que pueda concentrarte en esas tareas, en lugar de distraerte con los nuevos correos electrónicos.
10. Para encontrar lo que necesita, sólo tiene que buscar
Las etiquetas de correo electrónico pueden ayudarle a mantenerse organizado.
Imagen: Pablo Heimplatz on Unsplash