Los mercados han desarrollado un crecimiento y una dinámica diferentes en la Economía del Conocimiento, por lo que un empresario Pyme en Colombia actualmente se ve en la necesidad de considerar dos opciones para mejorar y optimizar sus procesos: actualizar su antiguo sistema o aplicativo de gestión o, adquirir uno nuevo, evitando así, frenar el crecimiento de su negocio.
Esta disyuntiva se presenta cuando es necesario definir los costos reales de la actualización y el mantenimiento de este sistema, inversión reflejada para alrededor de cinco años, con el objetivo de que la decisión que se tome sea estratégica para minimizar las sorpresas en el futuro.
Tomar la mejor decisión para realizar este cambio, necesita de un análisis exhaustivo sobre los costos implicados en un período de varios años.
Que se debe tener en cuenta al momento de evaluar el desarrollo de un aplicativo Web (aplicativo en la nube) de gestión de información?
Idealmente se deben tomar en cuenta los siguientes elementos:
1. Infraestructura.
Aquí los costos tienen que considerar la implementación, el soporte y el mantenimiento de servidores en caso de elegir tener control del hardware, además, hay que añadir dispositivos que proporcionen sustentabilidad y continuidad del negocio, es por esto que uno de los caminos que actualmente tiene much acogida es la contratación de un servicio cloud, el cual, según el caso, puede ser la mejor opción para tener la infraestructura fuera de la oficina.
2. Plan de renovación.
La planificación, el armado y la implementación del proyecto debe tomar en cuenta costos en honorarios de consultoría, sueldos de personal de TI internos, costear la curva de aprendizaje del nuevo hardware y software y revisar cómo impacta en la productividad de la compañía, así como examinar el costo de oportunidad en conjunto con el equipo de finanzas, encargado de las actividades de valor añadido.
3. Recursos operativos.
Es cierto que debe adicionarse a los costos internos y externos asociados con el soporte diario de la aplicación, sin embargo, tiene que considerar recursos propios para mantener activa la dinámica del cambio.
4. Mantenimiento y soporte.
Es importante incluir el mantenimiento y los gastos de soporte para los proveedores de software de aplicación, más honorarios para el hardware, los sistemas operativos y las bases de datos.
5. Costos para el crecimiento o la reducción.
La hipótesis del empresario Pyme es que su sistema de gestión de información será utilizado durante mucho tiempo, para lo cual es clave tener en cuenta determinado nivel de flexibilidad, ya sea para crecer, o para reducirse en caso de que se presente una crisis.
6. Costos por actualizaciones naturales.
Cualquier proyecto debe de tomar en cuenta posibles costos para la aplicación de parches y correcciones, así como la implementación de nuevas características y funcionalidades.
Fuente: latinpymes.com 7 / Foto: Amanda Sandlin on Unsplash