Correo electrónico empresarial: Office 365 vs G Suite vs POP/IMAP

Correo electrónico empresarial: Office 365 vs G Suite vs POP/IMAP

G Suite y Office 365 ofrecen un conjunto de aplicaciones web robustas, pero ¿realmente pueden reemplazar un servidor de correo dedicado POP/IMAP?

El concepto de correo electrónico es un mecanismo de comunicación muy antiguo, en el sentido de que el primer correo electrónico fue enviado en los años 70 y durante mucho tiempo, el único método de comunicación con un servidor de correo electrónico para recuperar correos electrónicos fue a través del protocolo POP. Esto comenzó a cambiar en los últimos 10 años a medida que los diferentes servicios de correo electrónico han comenzado a ganar más importancia en nuestras vidas.

Compararemos las tecnologías de correo electrónico “convencionales” POP e IMAP con las nuevas y más potentes ofertas de Google y Microsoft, G Suite y Office 365, respectivamente.

POP/IMAP

El Protocolo de Oficina Postal (POP) ganó popularidad durante los 80’s a medida que el correo electrónico se convirtió en una forma de comunicación más accesible – los usuarios eran capaces de enviar correos electrónicos a un servidor remoto donde luego podían ser recuperados y descargados para su visualización.

El concepto de POP se describe con precisión en el nombre – el servidor actúa como una “oficina de correos” para almacenar temporalmente su correo. Cuando usted accede al servidor para recuperar el correo, éste se elimina del servidor y la única copia que queda es la de su dispositivo local (computadora, teléfono, etc.). Obviamente, esto hace que trabajar desde varios dispositivos sea difícil, ya que no todos los mensajes se almacenan en un dispositivo, en lugar de repartirse de forma aleatoria entre varios dispositivos según el momento en que se utilicen.

Otras desventajas de los POP:

  • Los mensajes de correo electrónico enviados no se sincronizan con el servidor.
  • No se sincronizan los contactos de correo.

IMAP (Internet Messaging Access Protocol) se ha convertido casi en el estándar en la comunicación por correo electrónico debido a su flexibilidad de aplicación y relativa simplicidad de funcionamiento. IMAP funciona de forma muy diferente a POP, ya que almacena toda la información de su correo electrónico en un servidor central y usted, como usuario, puede iniciar sesión y ver lo que está almacenado allí cuando lo necesite.

Esto permite que varios dispositivos y varios usuarios se conecten al mismo buzón de correo y que todos vean la información almacenada allí, lo que aumenta enormemente el uso aplicable en las operaciones diarias de una empresa.

G Suite (Google Apps)

Este es el término genérico para todas las herramientas computacionales basadas en la nube disponibles para las empresas de Google que consisten en herramientas de correo electrónico, procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones.

G Suite es muy parecido a Gmail, sin embargo, las herramientas adicionales que se incluyen en el precio por usuario de us$5 pueden valer la inversión.

La primera crítica que los usuarios tienen cuando acceden al correo con frecuencia es que siempre se quedan sin espacio, y esto se soluciona inmediatamente a través de G Suite: se permiten 30 GB de almacenamiento en el buzón de correo de cada usuario, con la posibilidad de ampliarlo y archivarlo a largo plazo si es necesario.

La eliminación de este cuello de botella permite compartir archivos adjuntos mucho más grandes con varios usuarios y conservar los correos electrónicos durante períodos de tiempo más largos antes de archivarlos para su almacenamiento en frío.

La otra ventaja de G Suite como plataforma de correo electrónico “premium” es la posibilidad de crear y compartir fácilmente contactos y calendarios con otros colegas que estén usando la misma cuenta de G Suite. Esto aumentará drásticamente la capacidad de colaborar y compartir sus tareas con los usuarios sin necesidad de herramientas adicionales para completar tareas básicas como calendarios compartidos.

Las desventajas de G Suite son:

  • La interfaz web puede ser confusa – no existe una estructura tradicional basada en carpetas, sino que se utilizan etiquetas.
  • Las herramientas de productividad de oficina basadas en web pueden ser demasiado básicas o ajenas a los usuarios experimentados con los productos de Microsoft.
  • El costo puede ser bastante elevado si se requieren gran cantidad de cuentas de correo.

Office 365

Cuando se trata de comunicarse y trabajar en línea, no hay nada mejor. Combinando lo mejor de la estandarización del software de Microsoft en su ordenador local y en la nube, Office 365 aprovecha una de las tecnologías de correo electrónico más potentes disponibles: Exchange.

Microsoft Exchange es una tecnología de correo electrónico de clase empresarial patentada que permite disfrutar de la experiencia de correo electrónico de mayor rendimiento disponible para su compra en un entorno minorista. Al mantener una conexión constante con el servidor, el cliente Exchange se asegurará de que todos los datos (correo electrónico, contactos y calendarios) se sincronizan con un servidor centralizado (o en nube en este caso) inmediatamente y sin demora. Este comportamiento puede ser replicado en muchos dispositivos para una entrega casi instantánea de información a través de todos los dispositivos dentro de la red.

La mayoría de las grandes empresas han ejecutado servidores Exchange “in situ” durante mucho tiempo, sin embargo, con la introducción de Office 365, los usuarios sin grandes presupuestos de equipos o departamentos de TI también pueden beneficiarse de esta potente tecnología, una inversión de sólo alrededor de 7 dólares por usuario y mes.

En conclusión, si el correo electrónico es una parte crítica de su negocio diario, podría considerar actualizarse a G Suite u Office 365, pero si su presupuesto es limitado y su objetivo comercial no requiere que cada usuario de correo almacene 30 o 50GB de información, un servidor dedicado de correo POP/IMAP es una excelente alternativa, es una solución económica, y en la mayoría de casos puede manejar un número ilimitado de usuarios.

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Imagen: Mathyas Kurmann on Unsplash