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Conozca cómo manejar de forma segura el correo empresarial.

Conozca cómo manejar de forma segura el correo empresarial.

El correo electrónico es la principal herramienta de comunicación entre empresas debido a su versatilidad, fácil uso y la eficacia en los tiempos de notificación. Pero no todo es perfecto ya que al ser un medio masivo de comunicación se presta para todo tipo de fraudes, uso indebido o ataques.

Este servicio es tan vital que su funcionamiento incorrecto puede desatar graves problemas en un solo día. Esto sucede debido a la falta de información y en otros casos a la ingenuidad que tienen los usuarios sobre el funcionamiento y uso adecuado de este sistema.

Miremos en detalle los principales problemas que se pueden presentar en un sistema de correo electrónico:

Spam

Se denomina spam o correo basura a la mensajes de correo recibidos sin haber sido solicitados. Este es seguramente el problema más grave que se puede presentar para un usuario de correo electrónico teniendo en cuenta la cifra actual que indica que 9 de cada 10 correos recibidos son no deseados. Principalmente hay dos razones por las cuales una cuenta de correo electrónico puede estar invadida de spam:

1. Si su cuenta fue agregada a la base de datos de correos de un spamer la probabilidad de librarse del correo basura es baja, en este caso sugerimos ponerse en contacto con un especialista como su asesor de servicios quien le brindará su apoyo para intentar solucionar esta delicada situación. La principal razón por la cual una cuenta de correo es agregada a la base de datos de un spamer se debe a las populares cadenas de correo que son enviadas y recibidas diariamente. Los correos tipo cadena son un anzuelo en el que prácticamente todos los usuarios de correo caen. Estos correos que en ocasiones hablan de salvarle la vida a alguien, no caer víctima de una supuesta maldición virtual, volverse rico con la fortuna de Bill Gates y el popular correo en el que aseguran que Hotmail ha agotado todos los nombres de usuario y eliminaran su cuenta de correo si no reenvía el mensaje a 100 personas. Todos estos mensajes son una gran mentira que tiene como base recibir un mensaje que le ha dado la vuelta al mundo y adjunto tiene una lista interminable de contactos que en poco tiempo serán destinatarios de SPAM.

2. Un proveedor con un sistema o políticas Antispam poco efectivas es la primera señal de lo que se puede convertir en un gran dolor de cabeza. Servicios con recursos ilimitados son una fuente de riesgo muy importante, simplemente piense que pasaría si en un servidor que tiene 200 cuentas de hosting, la mitad de los usuarios deciden enviar correo masivo a bases de datos de 5 millones de usuarios o más. Esto sucede con muchos proveedores, lo que significa que su servidor permanecerá bloqueado en organizaciones contra el spam a nivel mundial, el servicio será inestable y recibirá cientos de correos basura.

Virus y Spyware

Los virus por correo electrónico se difunden de la misma manera que el spam sin embargo a diferencia de este donde el fin es netamente comercial, lo correos con virus tienen el único fin de afectar en gran medida el equipo del usuario infectándolo con software maligno, espía ó con la misión sumar su máquina a una red zombi.

Sea muy precavido cuando reciba mensajes de correo con archivos adjuntos, fíjese en las extensiones y nombres de los archivos adjuntos, si tiene una extensión .exe significa que es un archivo ejecutable lo cual es potencialmente peligroso. Igualmente el software malicioso suele ser ocultado en archivos con extensiones de Excel (.xlm, .xls, .csv, etc.), Word (.doc, .docx) o de PowerPoint (.ppp, .ppt, .pps).

Phishing

Esta es una técnica de robo a través de correo electrónico que se popularizo a lo largo de los últimos años. En Colombia se empezaron a ver los primeros casos a inicios del 2007 cuando miles de usuarios poseedores de cuentas bancarias empezaron a recibir correos que aparentemente provenían de su banco donde se informaba que este se encontraba realizando actualizaciones en sus bases de datos y era necesario que el usuario ingresara a un vínculo donde digitaría sus datos de acceso. Estos datos serían registrados en la base de datos del estafador el cual posteriormente los usaría para vaciar su cuenta bancaria.

En el phishing el estafador intenta duplicar en el más mínimo detalle la imagen gráfica de la entidad sobre la que se planea hacer el robo engañando así fácilmente al usuario. Hay tres métodos que aunque simples le ayudaran a evitar ser víctima del phishing:

– Si recibe un supuesto comunicado de su banco. Ubique el puntero del mouse sobre cualquier vínculo, verá que se mostrara la dirección de destino del vínculo, asegúrese que concuerde con la de la entidad de donde proviene el comunicado.

– Asegúrese que la cuenta en la que recibió el mensaje sea la misma que registró ante la entidad de la cual puede provenir el comunicado.

– Si tiene dudas sobre la procedencia del mensaje y ninguna de las sugerencias anteriores le ayuda a resolverla, comuníquese con la entidad en cuestión y notifique del comunicado que recibió, su asesor de servicios le ayudará a resolver su inquietud.

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Imagen: unsplash.com