Cómo trabajar desde casa de forma efectiva

Cómo trabajar desde casa de forma efectiva

La pandemia del coronavirus (COVID-19) ha llevado a muchas organizaciones de todo el mundo a ordenar al personal que se aísle y trabaje desde casa en un intento de reducir la propagación del virus. Para muchas personas, esta puede ser su primera vez trabajando desde casa, y hacer el cambio de un lugar de trabajo comunitario a trabajar a distancia puede requerir algunos ajustes.

Pero dejando a un lado las pandemias globales, el trabajo a distancia va en aumento, y la capacidad de hacerlo sin dejar de ser productivo y de comunicarse con sus colegas es una habilidad muy útil para cualquier profesional. Si bien esto sólo será una medida temporal para muchas personas, y no todas las funciones pueden llevarse a cabo a distancia, puede inspirar a algunas organizaciones a permitir políticas de trabajo más flexibles de forma permanente. Así pues, ¿cómo podemos -tanto los directivos como los empleados- asegurarnos de que estamos debidamente equipados para trabajar desde casa?

1. Poner la tecnología en orden

Ahora es el momento de hacer una auditoría de su gente y los dispositivos que utilizan. ¿Su equipo utiliza ordenadores portátiles o de sobremesa? ¿Todos tienen una conexión a Internet rápida y estable en casa? ¿Necesita proporcionar auriculares, ratones, impresoras o cualquier otro equipo para asegurar que la gente pueda hacer su trabajo eficazmente desde casa? ¿Serán provistos de un “banco” de dispositivos, o se convertirán en parte de la configuración permanente del empleado?

Además, trabaje con su departamento de TI para asegurarse de que todos tengan acceso remoto a cualquier sistema que puedan necesitar. Esto puede implicar la creación de redes privadas virtuales (VPN) o la apertura temporal de acceso a carpetas de sólo uso, o pedir a todos que hagan copias de documentos importantes en sus propios dispositivos.

Cuanto más flexible sea su tecnología y su software, más fácil será hacer la transición al trabajo en casa, permitiéndole hacer cualquier ajuste necesario para apoyar el trabajo fuera de la oficina.

2. La comunicación es clave

Obviamente no se encontrará con colegas en la cafetería por un tiempo, y sus compañeros de trabajo no se pasarán por su escritorio para las actualizaciones de estado, así que es importante hacer un esfuerzo concertado para mantener la comunicación.

Esto puede ser con un sistema de chat oficial de la organización (como Slack, Microsoft Teams, Yammer, Google Hangouts o Mattermost) o con canales personales como Skype (aunque asegúrese de que todos tengan los datos de contacto de las personas relevantes, y que la gente se sienta cómoda dándoselos a sus colegas si están usando una cuenta personal).

Trabajar desde casa también significa pasar a las reuniones virtuales. Todo el mundo es consciente de los retos que suponen las conferencias telefónicas, así que aténgase a las mejores prácticas: no hable por encima de los demás, asegúrese de estar en un lugar tranquilo e intente no dejar que las reuniones se desborden, ya que el hecho de que la gente trabaje desde casa no significa que no tenga otras llamadas programadas.

3. Mantener los controles regulares de rendimiento

Cuando la gente trabaja a distancia, es aún más crucial que mantenga sus controles regulares de rendimiento. En el caso de los directivos, no podrá detectar los problemas en persona, y en el caso de los empleados, no tendrá su habitual tiempo de cara a los directivos y colegas en el lugar de trabajo.

A algunos empleados les puede resultar particularmente difícil trabajar desde casa, así que incorpore esto a sus discusiones sobre el desempeño para saber cómo les va y si necesitan o no algún apoyo adicional. Trabajar desde casa durante varias semanas afecta a diferentes personas de diferentes maneras, así que reconoce el impacto -positivo o negativo- que puede tener en su gente.

En términos de rendimiento, deje claro desde el principio cuáles son las expectativas que tiene de sus empleados. Algunas tareas pueden ser más difíciles de realizar desde casa – ¿deberían realizarse lo mejor posible o posponerse hasta que vuelvan a su espacio de trabajo habitual? ¿Cómo debería el empleado compartir su progreso y las actualizaciones del estado del proyecto? ¿Deberían preparar actualizaciones para las reuniones del equipo virtual, o mantener a la gente al tanto en tiempo real? Estas conversaciones sobre el rendimiento asegurarán que todos estén en la misma página y sepan lo que se espera de ellos.

4. Sea flexible

Reconozca que los viajes de trabajo rutinarios serán difíciles, si no imposibles, para muchos empleados, así que asegúrese de que ha dejado claro que deben poner su salud en primer lugar y cancelar o posponer cualquier viaje de trabajo no esencial.

También ayude a su equipo a mantener una clara división entre las horas de trabajo y las que no lo son. El hecho de que la gente trabaje desde casa no significa que deban estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, así que haga lo posible por mantener un horario de trabajo estándar. Cuando la gente necesite trabajar fuera de su horario normal, permítales la flexibilidad de reclamar este tiempo en otro lugar.

Y, lo que es importante, entienda que hay algunas “peculiaridades” inevitables cuando se trata de trabajar desde casa, especialmente si el empleado no está acostumbrado a ello. El timbre de la puerta puede sonar en el fondo, o el perro puede empezar a ladrar – es un proceso de aprendizaje para todos, así que no esperes que todos se deslicen sin problemas a trabajar remotamente de inmediato.

Para los empleados, es crucial manejar las expectativas, especialmente cuando hay otras personas en casa durante sus horas de trabajo. Esto podría significar crear un espacio tranquilo para las llamadas, asegurar que no se le moleste y no se espere que haga muchas “tareas rápidas”. En última instancia, seguirá trabajando las mismas horas que en su lugar de trabajo normal, por lo que es importante que todos los demás en su casa entiendan lo que esto significa a nivel práctico.

Imagen: Patrick Perkins on Unsplash