Investigar la plataforma LMS adecuada para su empresa es una parte muy importante del proceso de compra, pero hay otra etapa igualmente importante que realmente entra en juego una vez que haya comprado su LMS, y esa es la implementación.
Hemos escogido 8 de los principales obstáculos con los que puede encontrarse cuando se trata de la implementación de una plataforma de capacitación virtual, y lo que puede hacer para evitarlos.
1. Pregunte sobre la implementación durante la etapa de compra
Necesita empezar a pensar en el proceso de implementación antes de comprometerse a comprar su LMS en primer lugar, y debería ser una parte vital del proceso de toma de decisiones.
Si usted está trayendo una nueva y complicada pieza de software a su negocio, es importante saber cuánto apoyo va a recibir del proveedor y qué tipo de paquete de implementación ofrecen.
Si esta es la primera vez que su empresa va a utilizar un LMS, entonces es posible que necesite un mayor nivel de soporte en comparación con otras empresas que han utilizado eLearning anteriormente. Se trata de encontrar el nivel perfecto de soporte para su negocio.
2. Establezca expectativas antes de comenzar
Es importante que tanto usted como los proveedores tengan claro lo que va a suceder en el proceso de implementación, ya que no hay nada peor que tener expectativas que no se cumplen porque no se discutieron en la compensación.
Pídales que presenten un plan completo de lo que implicará la implementación, pero también asegúrese de comunicarles sus necesidades antes de comenzar para que sepan lo que usted necesita y puedan ajustar sus planes si es necesario.
3. Involucrar a todos los que necesitan estar allí
Si tiene sesiones de implementación o llamadas regulares con su equipo de implementación, es importante involucrar a todos los que necesiten estar allí. Puede que le interese tratar de limitar el número de personas que asisten a estas sesiones, ya que puede parecer un uso bastante grande del tiempo, especialmente si va a haber mucha gente involucrada. Sin embargo, es fundamental que todos los que vayan a utilizar el sistema de forma intensiva desde el principio participen en el proceso de implementación.
Esto permitirá que todos los miembros de la empresa que necesiten utilizar el software se pongan al día al mismo tiempo, lo que debería ayudar a garantizar que la implementación de su LMS se realice sin problemas, y que pueda empezar a utilizar su nuevo sistema lo antes posible.
4. Establezca una línea de tiempo realista
Cuando compre un sistema nuevo, puede que le interese ponerse en marcha lo más rápidamente posible. Sin embargo, es importante trabajar a través del proceso de implementación con una línea de tiempo clara en mente para asegurarse de no apresurar las cosas, y usted se da suficiente tiempo para aprender todo lo que necesita.
Siéntese con su equipo de implementación de LMS antes de comenzar, y trabaje con ellos en un cronograma para saber cuándo es más probable que el proceso de implementación esté completo, y cuándo puede comenzar a usar el LMS, para que todos estén claros antes de comenzar.
5. Mala comunicación
Si usted tiene un equipo de implementación trabajando para poner en marcha su LMS, es vital que mantenga un buen nivel de comunicación con ellos.
Si tiene sesiones programadas regularmente, ¡asegúrese de asistir! Del mismo modo, si se queda atascado en un problema, póngase en contacto con su equipo para que sea consciente de ello, no sufra en silencio. Su equipo de implementación está ahí para ayudarle a poner en marcha su LMS de forma rápida y eficaz, por lo que es importante que continúe comunicando sus necesidades con ellos a lo largo de todo el proceso, de lo contrario, no serán capaces de ayudarle a abordar cualquier problema que se le presente.
6. No hacer el trabajo de su lado
Mientras que su equipo de implementación va a hacer todo lo posible para ayudarle a poner en marcha su LMS, también habrá trabajo que usted tendrá que hacer de su lado. Lo más probable es que se le asigne trabajo entre una llamada de implementación y otra, como familiarizarse con determinadas partes del sistema para estar al día en su próxima sesión.
Si no se toma el tiempo para hacer su parte del trabajo, no sólo va a ralentizar el tiempo de implementación, sino que también es menos probable que pueda utilizar el sistema con la eficacia necesaria, lo que podría ser perjudicial para su negocio en general.
Asegúrese de reservar el tiempo necesario para hacer el trabajo que se espera de usted, y no acepte hacer más de lo que será capaz de hacer en su día de trabajo para que todos tengan las mismas expectativas.
7. Sea claro sobre los costos
Otra cosa importante para discutir por adelantado son los costos. Tal vez su proveedor de LMS le ofrezca diferentes paquetes de implementación, pero todos ellos tendrán un precio diferente. Usted necesita encontrar el paquete que funcionará para usted, pero también ver qué nivel de precios va a funcionar para su negocio también.
Escoja el paquete que mejor se adapte a sus necesidades y asegúrese de conocer todos los costos adicionales por adelantado, de modo que definitivamente se inscriba en un paquete que pueda pagar.
8. No tenga miedo de pedir ayuda
Como dijimos anteriormente, es vital que se mantenga en contacto con su equipo de implementación cuando lo necesite. Si algo va mal, se está atascando, o algo no está funcionando como cree que debería, ¡entonces póngase en contacto y consiga ayuda!
Usted quiere asegurarse que su implementación se lleve a cabo con la mayor fluidez posible, y si está pasando mucho tiempo confundido por el sistema en lugar de aprender a usarlo correctamente, esto podría crearle problemas antes de empezar.
Imagen: Marvin Ronsdorf on Unsplash