Un temor para muchas organizaciones es el exceso de gastos. ¿Cómo se puede mantener los costos bajo control y aún así cosechar las recompensas de la subcontratación del eLearning?
Aquí hay 7 consejos para crear un presupuesto realista al contratar empresas de eLearning.
1. Aclare sus objetivos de entrenamiento en línea
Los números y los objetivos van de la mano. Los objetivos y resultados claros permiten centrarse en los temas/tareas de entrenamiento en línea que son realmente importantes. Así como reevaluar su actual estrategia de entrenamiento en línea para buscar a los que rompen el presupuesto. Por ejemplo, su biblioteca de entrenamiento en línea está llena de recursos de entrenamiento en línea desactualizados que aún requieren mantenimiento. Por lo tanto, reduzca la cantidad para asegurarse de que cada actividad se ajuste a los objetivos de la capacitación en línea y a las brechas de rendimiento. Su nuevo socio de subcontratación de eLearning también debe ser consciente de los objetivos que necesita alcanzar.
2. Determine el alcance del proyecto corporativo de eLearning
¿Cuánto trabajo hay que hacer? ¿Realmente necesita abordar cada elemento de la lista de cosas por hacer? Cada fase del desarrollo de la formación online requiere un micropresupuesto. Así que, priorice y determine el alcance del proyecto de eLearning corporativo actual. Manténgalo lo más reducido posible para evitar gastos excesivos. Pero no tan estrecho que pase por alto los elementos clave que podrían mejorar el retorno de la inversión. Por ejemplo, puede omitir habilidades cruciales o retos de tareas que impulsen la competencia de los empleados. Este es un gran punto de discusión para la reunión de su proveedor de eLearning. Hable con ellos sobre lo que espera lograr y lo que su presupuesto puede comprar. Así como si los resultados son incluso factibles en función de su marco temporal y/o recursos monetarios.
3. Considere el mantenimiento continuo
Una de las partidas presupuestarias más olvidadas de la subcontratación de eLearning es el mantenimiento continuo. Una empresa de eLearning puede desarrollar contenidos de capacitación en línea para su organización, pero requieren un mantenimiento periódico. Por ejemplo, su más reciente simulación de cumplimiento requiere reglas actualizadas o pasos de tareas basados en nuevas pautas regulatorias. Este es un costo que debe incluir en su presupuesto. ¿Se encargará el proveedor de eLearning de las revisiones? ¿Existe una cláusula sobre el mantenimiento del contenido de la formación en línea en el contrato? Por ejemplo, cubren una actualización por año o cobran una tarifa específica para modificar los recursos de formación en línea que proporcionan.
4. Inventario de recursos de capacitación existentes en línea
Externalizar el desarrollo de contenidos personalizados de eLearning no siempre significa empezar de cero. De hecho, una de las ventajas de la subcontratación de las empresas de eLearning es que saben cómo trabajar con lo que tienen a mano. Ya sea una presentación grabada del año pasado o una simulación que encaje en el nuevo curso de formación online de certificación. Haga un inventario de sus recursos de capacitación en línea existentes para buscar activos reutilizables que reduzcan los costos de la tercerización. El proveedor de eLearning puede incorporar el material de capacitación en línea en su diseño o simplemente puede contratarlo para realizar modificaciones/adiciones. No es necesario pagar dos veces por recursos de capacitación en línea que transmiten los mismos objetivos de capacitación en línea y de toma de decisiones.
5. Factor en las herramientas de capacitación en línea
Este es un proceso doble. Primero, debe determinar si el vendedor de eLearning tiene todo el software de eLearning que necesita para hacer el trabajo. Si no es así, ¿qué herramientas de autoría de eLearning necesitan y conservan la propiedad de estas cuando el proyecto de aprendizaje corporativo se completa? En segundo lugar, ¿necesita invertir en alguna herramienta de formación en línea para actualizar el contenido de eLearning e implementar su programa de formación en línea? Por ejemplo, ¿ya posee un LMS? ¿Qué hay de las herramientas de videoconferencia para organizar eventos en vivo?
6. Calcular la nómina interna
La nómina del proveedor de eLearning está incluida en sus costes de subcontratación. Sin embargo, también debe considerar las tarifas de la nómina interna. ¿Cuánto tiempo tardará su equipo en desplegar el contenido de la formación en línea y en supervisar el rendimiento de los empleados? ¿Qué pasa con el mantenimiento del contenido de la formación en línea y la recopilación de los comentarios de los empleados sobre el eLearning? También está el tema del desarrollo de recursos de capacitación en línea complementarios. Como las evaluaciones de la formación en línea, las herramientas de apoyo a la formación en línea y el marketing interno. Además, ¿cuántas personas tiene que contratar internamente para llenar los vacíos? ¿Necesitará traer a bordo a un administrador o a un experto en TI?
7. Cuenta para el tiempo de implementación
El último punto de la lista es el tiempo. Como dicen, el tiempo es dinero. Entonces, ¿cuánto tiempo te tomará desplegar el contenido de entrenamiento en línea y entrenar a su equipo? Necesita tener en cuenta la curva de aprendizaje de los usuarios finales. El personal de L&D y los participantes de la formación de los empleados deben familiarizarse con las herramientas de formación online. También hay que tener en cuenta el gasto que supone implementar el contenido de la formación en línea y hacerla compatible con los dispositivos móviles si el proveedor de eLearning no lo ha hecho ya. Y no olvide la hora de la sesión. ¿Cuánto tiempo necesita su personal para absorber la información y retenerla para su uso posterior? Finalmente, ¿el proveedor de eLearning se reunirá con su equipo para mostrarles las reglas? Por ejemplo, cómo acceder a las plantillas de eLearning y hacer pequeños ajustes usando las nuevas herramientas de creación rápida de eLearning.
El presupuesto de su empresa para subcontratación de eLearning no está grabado en piedra. Hay momentos en los que necesita hacer espacio para gastos adicionales. Como el mantenimiento y los retrasos imprevistos en el desarrollo de contenidos de eLearning. Por lo que siempre debe dejar un colchón para no tener que pedir prestado a otras operaciones de negocio.
También debe discutir las opciones de precios con el proveedor de contenido de eLearning. Es posible que puedan reducir sus honorarios si contrata varias soluciones de eLearning. Por ejemplo, contrátelos para ampliar su biblioteca de formación en línea de microaprendizaje o para actualizar su curso de formación en línea sobre cumplimiento.
Imagen: Fabian Blank on Unsplash